こんにちは、ドンちゃんです。
効率よく仕事をしている人を見ると、「どうしてあんなに効率よくできるんだろう？」なんて疑問に思うことがあります。
そして、効率よく仕事をしている人は忙しいはずなのに、忙しいなんて一言も言いません。
なぜでしょう・・・？
その答えは、効率よく仕事をすることは、「忙しい仕事」から「やりがいのある仕事」に変えることだからです。
今回は効率よく仕事をする人の特徴と効率を上げる3つの方法をご紹介します。
もくじ
効率よく仕事をする人の特徴
効率よく仕事をする人は次のような特徴があります。
- 完璧を求めない
- 仕事の全体像をみている
- 仕事に目標や目的をつくる
一つずつ説明します。
完璧を求めない
効率よく仕事をするために、いつも80％程度までの仕事を積み上げていきます。
そして、完璧にしなければならない仕事だけを100％にして、残りは最低限の80％で終わらせます。
それでも80％の仕事はできているので、課題はクリアできている状態です。
早い段階からこの80％を意識してやることで、効率よく仕事を進めることができています。
仕事の全体像をみている
一つの仕事に対して、全体像をすぐに把握します。
どのくらいの期間がかかるのか？
どのくらいの作業量が必要なのか？
一人でできるのか？
全体像を把握することで、無駄な作業を無くします。
そして、全体像を把握しながら、少しずつ作業を進めて小さく絞っていきます。
仕事に目標や目的をつくる
仕事をする上で目標や目的を設定します。
なんのためにこの仕事をするのか？
この仕事を成功させるためには何が必要なのか？
目標や目的をつくることで、自分のモチベーションをあげて仕事に取り組み、終わったときには最大限の達成感を味わうことができます。
仕事において、自分の成功体験を積み上げていくことで自信につながり、より高いレベルの仕事をできるように成長していきます。
効率よく仕事ができない人の特徴
効率よく仕事ができない人の特徴は次のとおりです。
- 全部の仕事に完璧を求める
- 期限内に終わらせる計画をつくらない
- 一人でやろうとする
- 目標や目的がない
一つずつ解説します。
全部の仕事に完璧を求める
最初から「100％完璧にやらなくちゃ！」って意気込んで仕事をする人ほど効率よく仕事ができないことが多くあります。
完璧にこだわってしまうため、スピードが遅くなりがちで、アクシデントが一つでも起きれば仕事が進まなくなってしまいます。
期限内に終わらせる計画をつくらない
計画をつくることが苦手な人も効率よく仕事ができません。
この仕事がどれくらいの時間がかかるのか？
どのくらいの作業が必要なのか？
あらかじめ計画を立てて作業をスタートしないため、結局は時間や無駄な作業も増えてしまい余計に効率が悪くなってしまうことがあります。
一人でやろうとする
困ったときでも、なんとか一人でやろうとして効率が悪くなってしまいます。
人に頼ることが苦手であったり、人間関係をうまくつくれない人も効率よく仕事ができない場合が多いです。
上記二つの解決策は別の記事で書いてありますので、ぜひ参考にしてみてください。
【人に頼るのが苦手な人へ】一人で抱え込まなくても大丈夫【体験談】
【仕事】人間関係で悩んだら・・・【解決する方法はWIN-WINの関係】
目標や目的がない
仕事に対して目標や目的を持たずに、ただ作業的になってしまうときも効率よく仕事ができていないかもしれません。
目標や目的を持つことで、時間を短縮したり、作業を工夫することを考えれるようになります。
しかし、その重要な目標や目的がないため、仕事に対しても意欲がわかず工夫することなく作業してしまいます。
効率よく仕事をする3つの方法
3つの方法は次のとおりです。
- ゴールを設定する
- 優先順位を考える
- 周囲の力を借りる
一つずつ解説します。
ゴールを設定する
仕事をするときに、ゴール（最終地点）を設定してください。
何時に終わらせるのか？
早く終わらせるためには、どんな方法があるのか？
この仕事が終わったときにどんなご褒美があるのか？
自分で仕事に対してゴールを設定することで、たくさんの道筋を想定することができます。
そして、達成したときのご褒美を考えることでモチベーションを下げずに、効率よく作業を進めることができるようになります。
優先順位を考える
どの作業から始めなければならないのか？
常に優先順位を考えて仕事をしてみてください。
最初は優先順位の低いものから手をつけてしまうこともあります。
しかし、優先順位を考えながら毎日仕事を進めることで、次第に優先順位の精度が上がっていきます。
優先順位の精度が上がることで、効率よく仕事をするためにどの作業をやらないといけないのかがわかるようになります。
周囲の力を借りる
仕事は一人だけでやるものではありません。
わからないことはわからないと素直に聞いて、勉強した方がより早く物事を吸収することができます。
そして、困ったときも同じように周囲に早い段階でヘルプを要請することで、問題は大きくならずに解決できることが多くあります。
一時的にはあなたの評価は落ちてしまうかもしれませんが、その失敗から学んで次の仕事の成功につなげるだけで解決できます。
なんでも一人でやろうとせずに、周知の力を借りて効率よく仕事を進めることを意識してみてください。
まとめ
効率よく仕事をする方法は3つだけです。
- ゴールを設定する
- 優先順位を考える
- 周囲の力を借りる
この3つの方法を実践するだけで、効率よく仕事を進めることができるようになります。
今までは忙しい仕事になっていたことを、これからの仕事はやりがいのある仕事にして楽しく成長できるように頑張っていきましょう。
最後まで読んでいただきありがとうございました。